Mit Chatbots Meldungen von Kunden zügig aufnehmen und bearbeiten

von Isabelle,
assono GmbH, Standort Kiel,

Kundenzufriedenheit steigern – Kundendienst entlasten

Schäden und Störungen sind ein ärgerliches Unterfangen für Ihre Kunden. Als Versicherer, Energieversorger, Kommunikationsdienstleister oder Hausverwaltung können sie Schadens- oder Störungsmeldungen komplett von einem Chatbot abwickeln lassen. Im Dialog mit virtuellen Assistenten lassen sich Kundendaten ebenso gut erfassen wie in einem Telefongespräch. Und das sofort – ohne Warteschleifen im Callcenter.

Nutzen Sie ein riesiges Einsparpotential

Für Sie als Dienstleister bieten Chatbots erhebliches Einsparpotential. Die Kosten für Ihre Kommunikationskanäle lassen sich mithilfe von Chatbots um ein Vielfaches senken. Nach einer anfänglichen Investitionssumme haben Chatbots niedrige laufende Kosten verglichen mit den Kosten der Mitarbeiter, die Schadens- oder Störungsmeldungen entgegennehmen. Dank eines Chatbots können sich Ihre Mitarbeiter um komplexere und weniger repetitive Aufgaben kümmern. In drei Anwendungsfällen zeigen wir Ihnen, wie Sie von einem Chatbot zur Schadens- oder Störungsmeldung profitieren.

Für Versicherungen – Schadensmeldung via Chatbot abwickeln

Durchschnittliche alle zehn bis 13 Jahre meldet ein Kunde einen Schaden bei seiner Versicherung. Nach Vertragsabschluss hat der Versicherungsnehmer also wenige bis gar keine Kontaktpunkte mit seiner Versicherung. Umso wichtiger, dass der Kunde bei der Meldung seines Schadens ein positives Kundenerlebnis hat und mit seiner Versicherung zufrieden bleibt. Nutzen Sie die seltene Gelegenheit der Kontaktaufnahme, um von Ihren Serviceleistungen zu überzeugen.

Zwar ist der Weg per Telefon oder persönlich vor Ort beim Berater immer noch die bevorzugte Methode von Versicherungskunden, um einen Schaden zu melden. Doch vor allem die jüngeren Generationen greifen heutzutage immer weniger gerne zum Telefonhörer und versuchen ihre Anliegen online zu regeln. Vor allem Männer unter 40 Jahren mit hohem Einkommen bevorzugt den digitalen Weg -- Tendenz steigend. Zudem werden in Zukunft immer mehr Anfragen von Chatbots bearbeitet, in fünf Jahren soll die Quote bei 75 bis 90 Prozent aller Anfragen liegen. Nutzen Sie den Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz, indem Sie Ihren Kundenservice frühzeitig digitalisieren.

Schadensmeldungen per Chatbot abzuwickeln ist schon lange keine Zukunftsmusik mehr. Die technischen Voraussetzungen sind bereits gegeben:

  • Chatbots erkennen zu jeder Uhrzeit die Anliegen von Kunden und leiten sie durch die entsprechenden Prozesse.
  • Kundendaten werden mit Ihrer Datenbank in Echtzeit abgeglichen.
  • Fotos von Schäden oder Dokumente werden vom Kunden im Chat einfach hochgeladen.
  • Rechnungen können ausgelesen und geprüft werden.
  • Schäden werden vom Chat direkt in das Schadensmanagementsystem des Dienstleisters übertragen.

Für Stadtwerke oder Telekommunikationsanbieter – per Chatbot Störungsmeldungen entgegennehmen

Wie essentiell die alltägliche Versorgung mit Strom, Wasser, Heizung, Telefon oder Internet ist tritt vor allem dann ins Bewusstsein, wenn sie auf einmal ausfällt. Störungen sorgen dann für verärgerte Kunden. Hier gilt es schnell aufzuklären, warum aktuell eine Störung vorliegt und wie man daran arbeitet, diese zu beheben. Transparenz sorgt beim Kunden in der Regel für Verständnis.

Bei Ausfällen in größeren Gebieten laufen bei den Dienstleistern die Telefone heiß. Viele Kunden versuchen gleichzeitig anzurufen, um die Störung zu melden und zu erfragen, wann die Störung aufgehoben sein wird. Lassen Sie Ihre Kunden nicht in langen Warteschleifen überlasteter Callcenter warten. Ein Bot kann hier für schnelle Aufklärung sorgen.

Hinter einer toten Telefonleitung oder einem fehlenden W-LAN Problem stecken aber nicht immer ein bei Bauarbeiten gerissenes Kabel oder ein Hackerangriff. In vielen Fällen kann der Kunde das Problem zuhause selbst lösen, ein Chatbot kann hier beratend zur Seite stehen. Denn schon oft hat sich eine Störung mit der einfachen Frage „Haben Sie schon versucht den Router aus- und wieder einzuschalten?“ beheben lassen.

Chatbots können durch Monitoring häufig auftretende Probleme frühzeitig erkennen. Werden in einem gewissen Zeitraum gehäuft Kundenanfragen über den Chatbot in einem bestimmten Bereich registriert, werden zuständige Techniker über das Problem informiert.

Zusammenfassend können Chatbots für Stadtwerke oder Telekommunikationsanbieter

  • rund um die Uhr kostengünstig beraten.
  • Störungsmeldungen entgegennehmen.
  • Kunden transparent über Störungen in der Versorgungsstruktur aufklären.
  • Kundendaten aufnehmen.
  • bei individuellen Problemen schnell und kostengünstig weiterhelfen.
  • durch Monitoring zuständige Mitarbeiter schnell auf ein Problem aufmerksam machen.

Für Hausverwaltungen - Schäden aufnehmen und Termine vereinbaren

Fenster im Dachgeschoss undicht, Wasserhahn in der Küche tropft, Fliesen im Bad sind kaputt – in Mietwohnungen müssen von Ihnen als Hausverwaltung immer wieder Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen veranlasst werden. Damit Mieter einen Schaden umgehend melden und es durch Verzögerungen zu nicht noch größeren Schäden kommt (zum Beispiel bei Wasserschäden, Schimmel- oder Schädlingsbefall) muss Ihr Kundenservice möglichst einfach erreichbar sein. Doch oft haben Mieter erst nach Feierabend oder am Wochenende Zeit oder Lust, sich um Probleme in ihrer Wohnung zu kümmern. Aber genau dann sind auch Ihre Mitarbeiter nicht mehr am Arbeitsplatz.

Ein Chatbot auf Ihrer Webseite kann unkomplizierte Hilfe anbieten. Er nimmt das Anliegen des Mieters auf und beurteilt, wie dingend das Problem behoben werden muss. In Fällen, in denen auf jeden Fall ein Handwerker zur Hilfe kommen muss, kann der Chatbot einen Termin vereinbaren, zum Beispiel mit dem Hausmeister für eine Ersteinschätzung. Fälle, die einer Ihrer Mitarbeiter beurteilen oder bearbeiten muss, leitet der Chatbot weiter, zum Beispiel über ein Beschwerdemanagement- oder Ticketsystem. Der Mieter kann dann auswählen, wie er bei Rückfragen von der Hausverwaltung kontaktiert werden möchte, zum Beispiel, per Anruf, E-Mail oder über eine Messenger-Benachrichtigung.

Die Vorteile eines Chatbots in der Hausverwaltung auf einen Blick:

  • Durchgehende Erreichbarkeit für Ihre Mieter, auch nach Feierabend Ihrer Mitarbeiter und am Wochenende.
  • Aufnahme von Mieterdaten und Abgleich mit Ihrer Datenbank.
  • Möglichkeiten zur Terminabsprache mit dem Hausmeisterservice.
  • Aufnahme der Fälle in ein Beschwerdemanagement- oder Ticketsystem.
Ein Chatbot für Schaden- und Störungsmeldung erkennt die Anliegen Ihrer Kunden oder Mieter, nimmt Daten auf und leitet die nächsten Schritte zur Problemlösung ein.

Lassen Sie sich jetzt zur Digitalisierung in Ihrem Unternehmen beraten

Digitalisieren Sie jetzt Ihren Kundenservice und sichern Sie sich Vorteile gegenüber Ihren Wettbewerbern. Mit einem Chatbot von assono stellen Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern ein hilfreiches Tool mit zahlreichen technischen Möglichkeiten zur Verfügung. Lassen Sie sich von uns in einem kostenlosen Webmeeting unverbindlich beraten. Auch unsere Beschwerdemanagement-Software zeigen wir Ihnen gerne. Vereinbaren Sie einen unverbindliches, kostenloses Gespräch mit uns. Kontaktieren Sie uns dazu einfach unter +49 4307 900 408 oder per Mail an kontakt@assono.de.

Quelle: Kennzahlen zu Chatbots

Fachbeitrag Digitalisierung Chatbot

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