Vom kostenlosen IBM Sametime v9.0 Limited Use richtig profitieren

von Manuel Nientit,
assono GmbH, Standort Kiel,

Bekanntermaßen können IBM Kunden mit IBM Notes und Domino Lizenzen auch schon länger IBM Sametime Limited Use einsetzen.
Neu ist, dass dies jetzt auch für IBM Sametime 9 gilt, wie IBM am 28.01. diesen Jahres hat verlauten lassen.
Die wichtigsten Features sind bei Limited Use unter vielen Anderen natürlich weiterhin: Chat und Presence Awareness.

Doch was bringt das? So unabhängig vom rein Technischen...

In letzter Zeit habe ich bei diesem Thema häufiger gehört: "Wenn ich mit meinem Kollegen sprechen will, dann gehe ich einmal über den Flur oder ich greife zum Telefon, wenn das nicht geht."

Valides Argument, denke ich mir.

Doch dann denke ich auch daran, dass man in den verschiedensten Fachzeitschriften von der psychisch stark belastenden Beschleunigung der Arbeit bzw. des Lebens generell liest. Doch diese Beschleunigung kommt nicht von ungefähr. Sie rührt daher, dass es immer einfacher geworden ist, seine Mitmenschen gedankenlos zu unterbrechen, ohne dass diese sich dagegen wehren könnten. Wenn das Telefon klingelt, bin ich bereits durch das Geräusch unterbrochen. Wenn ein Kollege in der Bürotür steht, müsste ich meine Arbeit zumindest so weit unterbrechen, dass ich die Stimmung und Dringlichkeit meines Gegenüber erfasse, bevor ich ihm höflich mitteile, dass ich mich mit seinem Anliegen aktuell gar nicht beschäftigen kann. Das natürlich nur, sofern es mir überhaupt möglich ist, dergleichen zu kommunizieren, ohne unhöflich oder verschroben zu wirken - das ist auch abhängig von der Unternehmenskultur, meinem Verhältnis zu der betreffenden Person und deren Selbstbewusstsein.

Eine Unterbrechung meiner aktuellen Tätigkeit bedeutet jedoch eine anstrengende und durchaus zeitintensive Umstellung meiner Gedankengänge, die ich nach Beendigung der Unterbrechnung genauso mühsam wieder aufnehmen muss. Ja, ich habe bewusst etwas dramatisiert und es mag stimmen, dass es Menschen gibt, die mit Unterbrechungen besser umgehen können als Andere, doch das so genannte und oftmals implizit eingeforderte "Multitasking" ist psychologisch gesehen eine Illusion. Gibt's nicht. Es ist sogar so, dass "Multitasking" ineffizient und fehlerträchtig ist. Leute die sich für besonders multitasking-fähig halten, sind oftmals nur besonders unkonzentriert und machen besonders viele Fehler.

Es würde also den Stress verringern und gleichzeitig die Effizienz erhöhen, wenn wir die gegenseitigen Unterbrechungen auf einem minimalen Level halten würden. Das erfordert natürlich vordergründig mehr Zeit, weil ich mir grundsätzlich mehr Gedanken beim Übergeben und Übernehmen von Aufgaben machen muss. Auch sollte ich mir die Arbeit so einteilen und planen, dass es mich möglichst wenig behindert, wenn ich auf eine Antwort vielleicht auch mal ein paar Stunden *keuch* warten muss. Im Endeffekt würden wir alle davon profitieren und unsere Arbeit würde dabei besser.

Was hat das alles mit Sametime zu tun? Und trägt das nicht sogar zu der Zahl der Unterbrechungen bei?

Darauf ein klares Jain wink.gif. Natürlich ist Technologie keine Antwort auf ein kulturelles Problem, sondern ein Werkzeug der Kultur.


Ich persönlich zum Beispiel bevorzuge die Kontaktaufnahme mit E-Mail. Ich betrachte es als höflicher, da es die Form der Kontaktaufnahme mit dem geringsten Störungsfaktor ist. Natürlich ist es sehr schwierig, Themen einer bestimmten Komplexität schriftlich zu klären. Hier ist dann ggf. eine (fern)mündliche Klärung erforderlich. Doch zwischen diesen beiden Extremen tut sich eine sehr breite Lücke auf, die eben durch Sametime gefüllt werden kann.


Zum Beispiel versuche ich mir gerade anzugewöhnen, vor einem Anruf oder persönlichen Besuch einmal per Sametime-Chat nachzufragen, ob es gerade passt. Nach Möglichkeit mache ich auch schon Andeutungen im Bezug auf die zu erwartende Länge des Gespräches. Ein aufgehendes Chat-Fenster ist nicht so invasiv wie ein Anruf und lässt die Option offen, es zu ignorieren oder schnell zu antworten, dass es gerade nicht passt.


Chats eignen sich auch sehr gut, um Dinge zu klären, die voraussichtlich mit 2-3 kurzen Fragen und Antworten geklärt sind. Ich muss niemandem mein Anliegen aufzwingen, bekomme aber trotzdem Antworten, die mit E-Mail ineffizienter zu erhalten wären. Darüber hinaus kann hier zwischen der Frage und der Antwort auch ein wenig Zeit vergehen, um ggf. kurz etwas zu recherchieren, um dann eine Antwort zu geben. Eine Pause, die in einem persönlichen Gespräch unangenehm würde.


Profanes Beispiel:

F: Wollen wir heute Pizza zum Mittag bestellen?

A: Gerne.

F: Welche möchtest du haben?

*Sucht auf der Webseite eine Pizza aus -> 2 Minuten später*

A: Salami


So etwas funktioniert auch super als Gruppenchat biggrin.gif.


Aber auch unabhängig von davon, würde bereits die Presence Awareness helfen, den überflüssigen Gang über den Flur oder Griff zum Telefon ersparen (Ich denke meistens ein paar Momente über das nachfolgende Gespräch nach, bevor ich zum Hörer greife wink.gif), wenn ich sehe, dass der Kollege gar nicht am Platz sitzt. Wenn ich das möchte und so einstelle, bekomme ich eine unaufdringliche (Sametime-)Nachricht sobald er wieder da ist, so dass ich es dann evtl nochmal versuche.


Im Endeffekt kommt es aber zuvorderst auf die Kultur an, ob Sametime:

Oder:

Wir selbst treffen die Wahl oder die Wahl trifft uns. wink.gif

Fachbeitrag IBM Sametime

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