Digitalisieren Sie Ihr Beschwerdemanagement

von Isabelle,
assono GmbH, Standort Kiel,

Anfragen Ihrer Kunden schnell und effizient bearbeiten

Ob per Anruf, E-Mail, Brief, Kontaktformular oder über verschiedene Social-Media-Kanäle: Beschwerden können Ihr Unternehmen auf vielen Wege erreichen. Nun heißt es schnell zu handeln, um aus einem verärgerten Kunden einen zufriedenen Kunden zu machen. Die HCL Notes-Anwendung von assono hilft Ihnen dabei.

Durch die vielen Eingangsmöglichkeiten sind Beschwerden oft dezentral im Unternehmen verteilt und werden in ganz unterschiedlichen Abteilungen registriert. Nun gilt es, diese zentral zu sammeln und vom Eingang bis zum Abschluss in einem einfachen und übersichtlichen Prozess zu bearbeiten.

Zentrale Erfassung und einfacher Workflow

Jeder Mitarbeiter, der potentiell mit Beschwerden von Kunden zu tun hat, erhält Zugang zu Ihrer Beschwerdemanagement-Software. Dort dokumentiert er die Beschwerde und kann eingescannte Briefe, E-Mails oder andere Schriftstücke anhängen. Die Beschwerde wird nach der Erfassung an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. Ebenso sind Weiterleitungen „zur Kenntnisnahme“ an Bereichs- oder Abteilungsleiter möglich. Auch Kommentare oder Stellungnahmen können Sie über die Anwendung einholen.

Fristenmanagement und Priorisierung – behalten Sie den Überblick

Für jede Beschwerde legen Sie fest, bis wann sie abgeschlossen sein muss. Ebenso können Sie entscheiden ob und wann eine Erinnerung vor dem Fristende erfolgen soll und wie Sie Eskalationsstufen definieren. Über das Beschwerdemanagement sind sowohl automatische als auch manuelle Benachrichtigungen möglich. Die Oberfläche wird so gestaltet, dass Anwender sofort die für sie relevanten Vorgänge sehen. Verschiedene Ansichten sorgen für einen guten Überblick. Beschwerden können für den Sachbearbeiter priorisiert werden und so für Klarheit sorgen.

Halten Sie den Kontakt zum Kunden

Je transparenter der Bearbeitungsprozess, desto zufriedener wird der Kunde mit Ihnen sein. Neben dem Eingang der Beschwerde und dem Abschluss der Bearbeitung können Sie den Kunden jederzeit über den Zwischenstand informieren. Dazu sind in der Anwendung Vorlagen für E-Mails hinterlegt, die der Sachbearbeiter auswählen kann. Jeder Kontakt wird dem Zugang zugeordnet.

Sicherheit an erster Stelle

HCL Notes und Domino verfügen über ein sehr ausgeklügeltes Sicherheitskonzept bis auf Dokumentebene hinunter. Im Gegensatz zu anderen Systemen wird diese Sicherheit nicht nur auf der Anwendungsebene implementiert, sondern wird schon vom Domino-Server zur Verfügung gestellt. Dadurch wird gewährleistet, dass auch bei einem Zugriff an der Anwendungslogik vorbei, Personen immer nur die Daten sehen können, für die sie berechtigt sind.

Mit der Beschwerdemanagement-Software von assono können Sie den dezentralen Prozess der Beschwerdedokumentation und -bearbeitung zentralisieren.

Digitalisieren Sie Ihr Beschwerdemanagement -- alle Vorteile auf einen Blick

Die Beschwerdemanagement-Software von assono hilft Ihnen dabei, einen dezentralen Prozess im Unternehmen zu digitalisieren und zentral zu verwalten. Hier sehen Sie die Vorteile der HCL Notes Anwendung auf einen Blick:

  • Zentrale Erfassung der Beschwerde
  • Einfach nachvollziehbarer Workflow
  • Kategorisierung der Beschwerden
  • Fristen- und Benachrichtigungsmanagement
  • Ampelfunktion für Beschwerdecontrolling
  • Automatische Benachrichtigungen an den Kunden
  • Einfaches und sicheres Rechtemanagement
  • Einfache Auswertungsmöglichkeiten

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