Letzte Kontakte - einmal löschen und danach nur noch Adressen hinzufügen, an die ich E-Mails gesendet habe

von Thomas,
assono GmbH, Standort Kiel,

An der Funktion "Letzte Kontakte" im Notes-Client scheiden sich die Geister. Einerseits ist es bequem, wenn neue E-Mail-Adressen wie von zauberhand plötzlich Notes schon bekannt sind und mir nach wenigen Buchstaben schon die richtige Adresse vorgeschlagen wird. Andererseits kommt über die Funktion auch recht viel "Müll" in die Vorschlagsliste.

Es gibt fünf mögliche Einstellungen:

  • Keine Namen hinzufügen
  • Alle Namen hinzufügen
  • Nur Absendernamen aus E-Mails, die ich empfange, hinzufügen
  • Nur die 'An'-Empfängernamen aus E-Mails, die ich sende oder empfange, hinzufügen
  • Nur Namen aus E-Mails, die ich sende, hinzufügen

Mir persönlich gefällt die letzte Option am besten, weil sie auch Antworten, die ich schicke, mit einbezieht und damit für mich den gewünschten Effekt hat und gleichzeitig wenig "Nebenwirkungen".

Natürlich kann das jeder Benutzer für sich einstellen, aber es für sie einfacher, wenn ein kluger Administrator ihm diese Arbeit abnimmt. Das Mittel der Wahl sind in solchen Fällen immer die Desktop-Einstellungen im Kombination mit einer Richtlinie.

In diesem Fall gibt es leider nur den Generalschalter "Namen zur Ansicht 'Letzte Kontakte' nicht automatisch hinzufügen:" mit den Optionen "ja" oder "nein". (Man beachte die Negation in der Formulierung!) Ein "nein" hier ist schon mal ein Anfang.

Für die Feinsteuerung müssen wir leider die notes.ini bemühen, aber genau dafür gibt es ja die benutzerdefinierten Einstellungen (vorletzter Reiter).

In der Präsentation zum Open-Mic-Call "Improving Notes Addressing Experience with Recent Contacts" gibt es sehr viel Lesenswertes. Auf der Seite und 18 findet sich das Gewünschte: DisableDPABReceivedProcessing muss auf 1 gesetzt werden, damit nur gesendete E-Mails berücksichtigt werden (wieder umgedrehte Logik gegenüber der Option in den Vorgaben).

Mit "Set Inital Value" (bzw. SetOnce) erlaubt man den Nutzer eine eigene, abweichende Wahl.

So könnte es dann in den Desktop-Einstellungen aussehen.

Jetzt hat man aber typischerweise schon über einen längeren Zeitraum Überflüssiges gesammelt und gehortet. Wie wird man es wieder los?

Natürlich kann jeder Benutzer angeleitet werden, in seinem persönlichen Adressbuch in die Ansicht "Letzte Kontakte" zu gehen und dort alles zu löschen. Ich rechne fest mit Anrufen beim Anwenderservice...

Etwas schneller und sicherer geht das auch wieder zentral. Und IBM hat sich da etwas Cleveres einfallen lassen (siehe Seite 17 der Präsentation): Wenn die notes.ini-Variable Purge_Recent_Contacts auf 1 steht, werden alle letzten Kontakte gelöscht und danach die notes.ini-Einstellung auf 0 gesetzt!

Hier ist das "Set Inital Value" also essentiell, damit die Letzten Kontakte nicht wieder und wieder gelöscht werden.

Quellen:

Fachbeitrag HCL Notes Administration

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