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Terminfunktion für Stadtverwaltungen: Termine ganz einfach im Chatbot vereinbaren

von Holly,
assono GmbH, Standort Kiel,

Chatbots sind ein ausgezeichnetes Kommunikationsmittel für Stadtverwaltungen, da sie rund um die Uhr verfügbar sind und Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit bieten, schnell und einfach Informationen zu erhalten oder Anliegen zu klären. Sie können eine breite Palette von Fragen beantworten, von Parkausweis-Anträgen bis hin zu Informationen zur Abfallentsorgung.

Termine ganz einfach via Chatbot vereinbaren

Eines der häufigsten Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern ist die Frage nach einem Termin, zum Beispiel, um einen Personalausweis oder einen Reisepass zu beantragen. Die Terminvereinbarung ist daher eine oft gewünschte Chatbot-Funktion, damit Termine einfach und ohne Medienbruch im Chatbot gebucht werden können. Diese Funktion ist bereits auf dem Chatbot eines unserer Kunden verfügbar und wird zeitnah für weitere Kommunen umgesetzt.

Welche Vorteile hat eine Terminvereinbarungsfunktion?

Den Termin können Chatbot-Benutzer überall dort auf der Webseite vereinbaren, wo der Chatbot eingebunden ist. Das hat den Vorteil, dass Benutzer nicht lange auf der Website oder im Dienstleistungsportal der Stadtverwaltung nach der Funktion suchen müssen. Eine Frage nach einem Termin reicht aus, um das Formular zur Terminvereinbarung im Chatfenster zu öffnen.

Über die Formularfunktion des Chatbots können Termine vereinbart werden.

Wie läuft die Terminvereinbarung im Chatbot ab?

✅ Über die Abfrage im Chatbot werden schnell und präzise alle nötigen Daten erfasst. Hat der Bürger bereits Informationen dazu gegeben, zu welcher Dienstleistung er den Termin benötigt, übernimmt der Chatbot dies als Angabe, sodass diese Information kein zweites Mal angefragt werden muss. Die Eingabe über die Formularfunktion ist intuitiv und vom Benutzer leicht bedienbar.

✅ Der Chatbot kann zudem Rückfragen stellen, wenn es zu einer Dienstleistung mehrere spezifische Terminangebote gibt. Wird beispielsweise nach einem Termin für einen Führerschein gebeten, wird der Chatbot nachfragen, um welches bestimmte Thema zum Führerschein es sich handelt, z.B. Abholung des Führerscheins, zur Ersterteilung, zur Erweiterung Fahrerlaubnisklassen usw.

✅ Der Chatbot kann den Benutzern außerdem proaktiv vorschlagen, einen Termin zu vereinbaren. Stellt jemand zum Beispiel die Frage, welche Unterlagen man benötigt, um einen Personalausweis zu beantragen, kann der Chatbot nachfragen, ob der Benutzer auch gleich einen Termin für die Beantragung vereinbaren möchte.

Wie wird die Terminfunktion umgesetzt?

Um eine Umsetzung im Chatbot zu ermöglichen, wurde die Mitte des Jahres veröffentlichte Formularfunktion darauf optimiert, Terminvereinbarungen zu verarbeiten. Hierfür wurde das Terminbuchungstool Timeacle, welches oft von Stadtverwaltungen genutzt wird, an den Chatbot angebunden.

Zudem können Daten nun dynamisch bei der Bearbeitung des Formulars nachgeladen werden. Das heißt, dass der Chatbot bei der Bearbeitung eines entsprechenden Felds ein Aufruf der API von Timeacle auslöst und die Daten ohne große Wartezeiten im Frontend anzeigt, was zu einer reibungslosen Bearbeitung des Formulars führt.

Die Terminvereinbarungsfunktion soll zeitnah für weitere Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltung umgesetzt werden. Dabei ist es möglich, die Terminvereinbarung auch für andere Terminbuchungssoftwares umzusetzen, zu denen es eine in Java ansprechbare REST-API gibt.

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