10 Gründe für einen Chatbot in der internen Kommunikation

von Eric,
assono GmbH, Standort Kiel,

Die meisten Unternehmen denken beim Thema Chatbot immer noch vor allem an den Kundenservice. Doch genauso gut eignen sich die digitalen Assistenten in der internen Kommunikation. Hier sind 10 Gründe für Sie, warum sich ein Chatbot für Sie und Ihre Mitarbeiter lohnen wird.

1 -- Hilfreich statt nervig - Chatbots haben sich weiterentwickelt

Viele Nutzer von Microsoft Word, Excel oder Outlook werden sich noch an ihn erinnern: Karl Klammer, der digitale Assistent in Form einer Büroklammer, welche oft ungefragt Antworten zu Problemen lieferte, die eigentlich gar keine waren. Der entfernte und oft nicht allzu sehr geschätzte Vorfahre der Chatbots hat jedoch wenig mit der aktuellen Technologie zu tun. Heutzutage sind Chatbots mit KI in der Lage, präzise zu antworten und Menschen effektiv zu unterstützen. Die künstliche Intelligenz hat in den letzten Jahren stetig dazugelernt, versteht Sie besser und liefert Ihnen genau die Informationen, welche Sie benötigen.

2 -- Produktiveres Arbeiten, schnellere Prozesse

Unter Unternehmern hat sich dieses Prinzip schon lange etabliert: die 80/20 Regel oder auch Paretoprinzip genannt. 20 Prozent des Aufwandes sorgen für 80 Prozent der Ergebnisse. Chatbots arbeiten nach diesem Prinzip und kümmern sich um die 80 Prozent der vermeintlich repetitiven oder nur sekundär wichtigen Fragen, während sich Mitarbeiter mit den 20 Prozent der wichtigen Projekte beschäftigen können. Die digitalen Assistenten stehen hierbei 24/7 zur Verfügung und beantworten Fragen schnell und präzise. Ein Chatbot für die interne Kommunikation wird Ihre Produktivität auf das nächste Level bringen.

3 -- Chatbots als Push and Pull Medium

E-Mails sind ein Push-Medium -- Mitarbeiter senden Nachrichten nach außen. Das Intranet ist ein Pull-Medium -- Mitarbeiter erfragen Informationen und erhalten Antworten. Ein Chatbot ist sowohl Push- als auch Pull-Medium. Einerseits lassen sich über den virtuellen Assistenten Informationen unter Mitarbeitern streuen, andererseits liefert er den Mitarbeitern Antworten zu allen relevanten Themen. Chatbots kombinieren somit die Vorteile von Mails und Intranet in einem Tool.

4 -- Beantwortung von Mitarbeiterfragen durch Chatbots spart Zeit und Ressourcen

Das Suchen von Informationen nimmt meist viel Zeit in Anspruch -- Zeit, die man mit wichtigeren Projekten verbringen kann. Bis man sich durch Websites geklickt oder den richtigen Kollegen zufassen hat, kann ein Chatbot beispielsweise in Sekunden die passenden Ergebnisse liefern. Gerade neue Mitarbeiter haben zu Anfang viele Fragen. Ein Chatbot könnte einen Großteil davon beantworten, egal ob zu Arbeitszeiten, Urlauben, Dienstreisen, Krankmeldungen usw. Das Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihrem Betrieb wird so wesentlich beschleunigt.

5 -- Chatbots sind für alle Industrien geeignet

Nicht in jedem Unternehmen sitzen Mitarbeiter am Computer oder empfangen Mails. Gesundheitswesen, Gastronomie, herstellenden Industrie, Logistik oder Einzelhandel -- in all diesen Branchen waren Mitarbeiterprozesse bisher nur schwer zu digitalisieren. Was sonst immer ein Hindernis war, nämlich nicht-digitale Mitarbeiter besser einzubinden, ist in Zeiten des Smartphones kein Problem mehr. Eine Kommunikation über Chatbots eröffnet also hier neue Möglichkeiten, um mit Ihren Mitarbeitern über mobile Endgeräte besser vernetzt zu sein und produktiver zu arbeiten.

6 -- Chatbot Nachrichten sind kurz und einfach zu verstehen

Chatbots schwafeln nicht, sondern kommen direkt zum Punkt. Die KI ist als Nachrichtenmedium auch gar nicht dafür gemacht, lange und komplexe Texte zu schreiben. Vielmehr sucht ein Chatbot die relevanten Informationen aus der Datenbank und stellt diese kurz und bündig für Sie und Ihre Mitarbeiter bereit. Dies ist auch ein Vorteil, wenn Sie dem Chatbot etwas Neues beibringen bzw. ihn trainieren möchten: Die Antworten, mit denen Sie den Bot programmieren, erfordern nicht viel Aufwand, sondern bestehen meist nur aus ein bis zwei Sätzen.

7 -- Chatbots sind mit vielen Systemen kompatibel

Das Implementieren eines Chatbots ist nicht so schwer, wie man denken mag. Diverse Anbieter sind schon auf die neue Technologie eingestellt. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen beispielsweise Kommunikationstools wie Slack, Mattermost, Teams von Microsoft oder eine Projektmanagement-Software wie JIRA, können Chatbots dort hervorragend integriert werden. Wenn Sie auf Intranet oder E-Mail setzten, kann das Implementieren eines Chatbots -- abhängig von der Plattform -- gegebenenfalls aufwendiger sein. Trotzdem ließe sich der digitale Assistent beispielsweise gut auf der Startseite Ihres Intranets integrieren. Durch das Einspeisen in Datenbanken und bestehende Back-End Systeme liefert der Bot dann Informationen zu allen relevanten Themen.

8 -- Chatbots helfen auch ohne High Speed Internet

Chatbots kommen nicht nur mit einer schlechten Internetverbindung klar, sondern teilweise auch ganz ohne Netz. Da die Nachrichten kurz und textbasiert sind, wird kein schnelles Internet benötigt. Wenn Ihr Unternehmen also über Außenstellen an abgelegenen Orten mit schlechtem Netz verfügt, kann ein Chatbot der ideale Kommunikationskanal sein.

9 -- Kein Login für Chatbots notwendig

Sich in einem Intranet zu registrieren, kostet meist eine ganze Menge Aufwand durch das Installieren von zusätzlicher Software und der Eingabe von Informationen zur Person. Wenn ein Chatbot mit einem Messengerdienst verbunden ist, weiß die KI automatisch, wer Sie sind. Somit können Sie mit einem virtuellen Assistenten ohne großen Aufwand sofort anfangen zu arbeiten und ihm Ihre Fragen stellen. Der Bot informiert Sie dann über wichtige Mails, Meetings, Projekte, etc.

10 -- Chatbots sind echte Teamplayer

Chatbots können auch die Arbeit von Teams unterstützen und koordinieren, indem sie beispielsweise Umfragen unter Mitarbeitern starten oder wichtige Nachrichten (Alerts) in Umlauf bringen. Letzteres ist vor allem von Bedeutung, da die meisten Angestellten durchschnittlich 88 Mails pro Tag erhalten, viele sogar deutlich mehr. Wenn also etwas Wichtiges mitgeteilt werden soll, birgt der Verkehr per Mail immer das Risiko, dass Nachrichten übersehen werden. Ebenfalls kann die KI introvertierte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen besser an Prozessen beteiligen. Jemand, der vielleicht eine tolle Idee hat, sich in einer großen Gruppe aber nicht zu Wort melden mag, kann Vorschläge über einen digitalen Assistenten liefern.

Fazit -- Die Zukunft der internen Kommunikation gehört den Bots

Sie sehen selbst, dass Chatbots eine ganze Menge Vorteile für die interne Kommunikation in Unternehmen bereithalten. In Zukunft wird kaum ein Unternehmen um einen Chatbot herumkommen. Bevor diese Technologie jedoch "Business as Usual" wird, sollten Sie jetzt auf den Zug aufspringen und in KI-Lösungen investieren, statt irgendwann der Zeit hinterherzurennen. Wenn auch Sie eine neue Ära der KI in Ihrem Unternehmen einläuten wollen, dann stehen wir von assono Ihnen jederzeit zur Verfügung. Informieren Sie sich auf unserer Website über unser Chatbot-Angebot für interne Kommunikation in Unternehmen oder kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Beratungstermin gerne unter +49 4307 900 408 oder per Mail an kontakt@assono.de.

Quellen:

Fachbeitrag Chatbot Künstliche Intelligenz Digitalisierung Vernetztes Arbeiten Kommunikation Für Unternehmen

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